Conditions générales de services – Espaces réunions et événements

1. OBJET DU CONTRAT

Ces Conditions Générales de Services (“Conditions Générales de Services”) ainsi que, mais sans limitation, les conditions spéciales reprises dans la confirmation de commande ou le devis (« une Commande ») forment l’intégralité de l’accord (le “Contrat”) entre Vous (l’“Utilisateur”) et Myflexgroup, société par actions simplifiée dont le siège social se situe au 40 boulevard de Magenta 75010 PARIS, immatriculée auprès du registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 822 344 594 (« Nous »).

Le Contrat a pour objet la fourniture à l’Utilisateur, par Nous, d’un ou plusieurs espaces de réunion entièrement meublés et équipés d’un pack de services indissociables comme décrit au premier paragraphe de la Clause 2 ( « l’Espace »).

En utilisant les Services, vous déclarez être âgés d’au moins 18 ans, ne pas être sous tutelle ou curatelle et avoir l’entière capacité juridique d’utiliser les Services à titre professionnel. Vous vous engagez à effectuer des déclarations exactes notamment en ce qui concerne les informations personnelles communiquées.

2. DEFINITION DES SERVICES FOURNIS (les « Services »)

Nous offrons dans nos différents sites de bureaux, pour des durées limitées, différents Espaces entièrement meublés et équipés d’un pack de services indissociables, dont la liste peut être obtenue en contactant nos équipes.

Il est expressément indiqué que l’ensemble des Services sont fournis dans l’Espace réservé.

2.1 Commande de Services auprès de nos équipes : Vous pouvez bénéficier de nos Services en contactant par téléphone ou par courriel nos équipes.

Lorsque nous avons défini vos besoins, nous vous adressons par courriel un devis récapitulant l’offre de Services proposée avec nos conditions tarifaires et commerciales.

Ce devis a une durée de validité de quarante-huit (48) heures, délai à l’issue duquel l’offre de Services n’est plus valable.

Vous devez ensuite nous renvoyer par courriel le devis dûment signé par vos soins.

C’est l’acceptation du devis qui vaut commande ferme et définitive des Services (ci-après, « la Commande »). Sans acceptation de ce devis, nous ne pouvons pas réserver les Services au nom de l’Utilisateur et restons libre de proposer l’Espace à des tiers.

2.2. Services complémentaires :

L’Utilisateur bénéficie d’une priorité concernant les services complémentaires de l’Espace réservé.
Ces services sont souscrits par l’Utilisateur sur le devis remis par nos équipes qui lui renseignera le prix et la description desdits services. Ces services font alors parties des Services souscrits par l’Utilisateur et sont donc soumis aux présentes Conditions Générales de Services.

Dans les Espaces où des services complémentaires sont proposés, des frais supplémentaires seront facturés à l’Utilisateur en cas de livraison ou de transport dans nos locaux de repas ou de collations venant de l’extérieur et achetés ou commandés directement par l’Utilisateur ou une personne bénéficiant des Services.
Ces frais sont de dix euros (10 €) hors taxes par personne utilisant les Service et correspondent à la gestion de l’arrivée des denrées (notamment accueil si livraison, stockage) ainsi que le service de nettoyage.

3. DUREE DU CONTRAT

Nos Services ainsi que ceux de nos partenaires, vous sont proposés pour des durées allant d’un (1) à cinq (5) jours ouvrés, de 8h30 à 20h00.

La date de commencement de l’exécution du Contrat est donc fonction de vos choix et la durée globale du Contrat est ainsi précisée dans le récapitulatif de la Commande. Le présent Contrat sera automatiquement terminé à l’expiration de sa durée spécifiée dans le récapitulatif de Commande.

4. PRIX DE SOUSCRIPTION – CONDITIONS DE PAIEMENT

4.1 Prix

Le prix des Services décrits à la Clause 2 est obtenu en contactant nos équipes (le “Prix de Souscription”).
Le Prix de Souscription est celui indiqué dans le devis comme décrit à la Clause 2. Ainsi, chaque fois que l’Utilisateur Nous commande les Services décrits à la Clause 2, le prix et la description de ces Services applicables seront ceux en vigueur à ce moment-là, à cet emplacement précis, tels qu’indiqués sur le devis.

Sauf indication en sens contraire, tous les prix présentés dans les devis sont décrits hors taxes, c’est-à-dire hors TVA et exclusion faite de toute autre taxe légale ou règlementaire en vigueur.

4.2 Conditions de paiement

4.2.1 Modalités de paiement

Un acompte d’au moins 50% du Prix de Souscription doit Nous être versé au moment de la réservation de l’Espace.
Le reliquat du Prix de Souscription doit être versé au minimum quarante-huit (48) heures avant le commencement de l’exécution du Contrat.

4.2.2 Moyens de paiement

Les paiements sont exclusivement réalisés par virement bancaire.

4.2.3 Retard de paiement

Toute facture non réglée par l’Utilisateur portera intérêt de retard de 15% par mois de retard, pour tout règlement n’étant pas parvenu cinq (5) jours ouvrés après la date d’exigibilité de la facture. Conformément au décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012, une indemnité forfaitaire de quarante euros (40 €) sera également facturée pour tout règlement n’étant pas parvenu cinq (5) jours ouvrés après la date d’exigibilité de la facture.

5. CONDITIONS D’ANNULATION

Le Contrat peut être résilié par l’Utilisateur qu’au moyen d’une notification à cet effet adressée à notre attention, en contactant nos équipes par courriel.

Les frais de résiliation suivants seront applicables :
– dans le cas où la résiliation nous est notifiée par l’Utilisateur plus de vingt (20) jours ouvrés avant le commencement de l’exécution du Contrat, l’utilisateur ne sera tenu d’aucun montant à l’exception d’une indemnité forfaitaire de cent cinquante euros (150 €).
– dans les cas où la résiliation nous est notifiée par l’Utilisateur entre onze (11) et vingt (20) jours ouvrés avant le commencement de l’exécution du Contrat, l’Utilisateur sera tenu de Nous verser 50% du Prix de Souscription.
– dans les cas où la résiliation nous est notifiée par l’Utilisateur entre one (11) et vingt (20) jours ouvrés avant le commencement de l’exécution du Contrat, l’Utilisateur sera tenu de Nous verser 50% du Prix de Souscription.
– dans le cas où la résiliation nous est notifiée par l’Utilisateur moins de dix (10) jours ouvrés avant le commencement de l’exécution du Contrat, l’Utilisateur sera tenu de Nous verser 100% du Prix de Souscription.

6. CONDITIONS DE REPORT

L’Utilisateur peut solliciter le report de la date du commencement de l’exécution du Contrat dans les conditions suivantes :
– La nouvelle date de commencement d’exécution du Contrat doit intervenir dans les vingt (20) jours ouvrés suivant la date initiale de commencement d’exécution.
– L’Espace réservé doit être disponible à cette date.
Dans cette hypothèse et seulement dans cette hypothèse, l’Utilisateur sera exempté des frais d’annulation détaillés à la clause 5 des présentes CGS.

A contrario, l’Utilisateur sollicite une nouvelle date de commencement d’exécution au-delà de vingt (20) jours ouvrés suivant la date initiale de commencement d’exécution ou si l’Espace n’est pas disponible dans les vingt (20) jours ouvrés suivant la date initiale de commencement d’exécution, les frais d’annulation de la clause 5 seront appliqués.

7. RESILIATION DE PLEIN DROIT

En cas de grave manquement de l’Utilisateur dans l’exécution de ses obligations ou aux présentes Conditions Générales de Services, Nous sommes autorisés à mettre fin au Contrat avec effet immédiat en raison de ce manquement de l’Utilisateur et ceci sans préavis ni indemnité de rupture et sans intervention judiciaire préalable. Dans ce cas, le montant total du Prix de Souscription est dû, sous réserve de dommages et intérêts supplémentaires.

L’Utilisateur devra alors remettre immédiatement à la disposition de nos équipes, l’Espace et, à ses frais, nous procéderons à l’enlèvement de tout bien ou document qui aurait été laissé dans les locaux.

8. DROITS ET OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR – CONDITIONS DE JOUISSANCE DES SERVICES FOURNIS

Une fois la Commande passée, l’Utilisateur se présente à l’accueil de l’Espace aux jour et créneau réservés.
L’Utilisateur Nous fournira en temps utile toutes les informations dont nous avons besoin ou pour lesquelles l’Utilisateur doit raisonnablement savoir qu’elles sont requises et/ou utiles pour l’exécution du Contrat. Notamment, l’Utilisateur peut être prié de Nous remettre une copie de la carte d’identité de la personne autorisée à le représenter avant le début de l’exécution du Contrat.

L’Utilisateur s’engage à garantir auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile qu’il encourt à notre encontre, ainsi qu’à l’encontre des voisins et des tiers. En tout état de cause, notre responsabilité ne pourra être recherchée en l’absence de souscription d’une telle garantie par l’Utilisateur.

Le présent contrat a un caractère strictement individuel et personnel ce qui signifie que l’Utilisateur ne pourra ni sous-louer, ni céder son contrat, ni prêter même à titre gratuit, ni faire occuper en tout ou partie, les espaces mis à disposition pour quelque cause que ce soit, ni en changer la destination convenue.

L’Espace mis à disposition au titre du présent Contrat ne peuvent être utilisés qu’à usage d’espace de réunion, toute utilisation comme habitation, dépôt de marchandises, magasin, commerce, industrie ou atelier quelconque est exclue. La mise à disposition prévue aux présentes au bénéfice de l’Utilisateur constitue une obligation de moyens pour Nous.

L’occupation de l’Espace mis à disposition au titre du présent Contrat ne constitue en aucune façon ni un bail, ni la mise à disposition d’un local au sens, notamment, des dispositions de l’article L145-1 du code de Commerce. Le présent contrat ne permet en aucun cas à l’Utilisateur d’invoquer un droit direct à l’égard du bailleur du Prestataire.

Toute contravention aux règles de la présente Clause est susceptible d’entraîner la résiliation du Contrat avec effet immédiat et aux frais de l’Utilisateur conformément à la clause 7. Nous nous réservons le droit de réclamer en sus des dommages et intérêts résultant de la méconnaissance des présentes.

L’Utilisateur devra quitter l’Espace aux heures notifiées, sauf à payer une indemnité d’occupation égale à trois fois le Prix de Souscription.
A la fin du Contrat, et en toutes hypothèses, l’Utilisateur doit remettre immédiatement à notre disposition l’Espace et, le cas échéant, nous procéderons aux frais de l’Utilisateur à l’enlèvement de tout bien ou document qui aurait été laissé dans les locaux.

L’Utilisateur s’engage à laisser l’Espace dans l’état de propreté que Nous pouvons raisonnablement attendre.

9. ASSURANCE ET RESPONSABILITE DE L’UTILISATEUR

L’Utilisateur est responsable de toutes les dégradations ou destructions portées à l’Espace mis à disposition ainsi que de toutes les dégradations, destructions ou disparitions, ou de tout vol des biens mis à sa disposition par Nous en vertu du Contrat, pour autant que ces dégradations, destructions, disparitions ou vol n’aient pas été commis par des tiers dans le cadre d’une effraction dûment constatée par les forces de l’ordre.

L’Utilisateur s’engage par sa réservation à respecter le nombre maximum de personnes accepté dans l’Espace concerné. Notre responsabilité ne saurait être retenue si un incident survenait. Si le nombre de personnes présentes dans l’espace de réunion dépasse le nombre maximum indiqué, la responsabilité de l’Utilisateur sera engagée en cas de sinistre ou de poursuites.

10. REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

Afin de permettre à chaque Utilisateur de nos Services, nous vous remercions de bien vouloir observer les principes qui suivent.

L’Utilisateur s’engage à se conformer à la réglementation et aux exigences en vigueur dans l’Espace choisi. Aucun accès aux espaces communs, aux espaces de réunions loués et plus généralement au site ne peut avoir lieu en-dehors de ses heures d’ouverture.

L’Utilisateur sera tenu d’user des lieux, espaces communs et espaces de réunions loués, de manière à ne pas gêner ni incommoder les autres Utilisateurs, ou voisins ; il veillera à ce que cette règle soit strictement observée par tous visiteurs qui l’accompagneraient.

L’Utilisateur utilisera les lieux mis à sa disposition à des fins professionnelles et non de consommation ; toute activité dangereuse, insalubre, polluante, contraire à l’ordre public ou aux bonnes mœurs, ou pouvant nous causer une nuisance quelconque et/ou à nos clients est strictement interdite dans nos Espaces.

L’Utilisateur ne pourra introduire aucun animal dans le bâtiment ou dans l’Espace mis à sa disposition ; de même, il ne pourra y introduire de marchandises ou matières quelconques susceptibles de nuire à la salubrité des locaux (matières dangereuses ou inflammables).

Il est interdit de fumer dans l’ensemble des parties communes du bâtiment, en ce compris les espaces de réunion. Le déclenchement intempestif des systèmes incendies relèvera de la responsabilité de l’Utilisateur et tous les frais occasionnés par un tel déclenchement seront facturés à l’Utilisateur.

L’usage des téléphones mobiles est toléré dans les espaces communs et dans les espaces de réunions pour autant que le bruit des sonneries et des conversations ne gêne pas les autres Utilisateurs.

L’Utilisateur ne pourra installer, dans les locaux mis à sa disposition, de matériel bureautique ou connectés tel que des imprimantes réseau ou locale, ni boissons et nourriture, machines à café, réfrigérateur ou toutes autres installations qui puissent entrer en concurrence directe avec les services mis à disposition par Myflexgroup dans l’Espace.

Dans tous les cas, l’Utilisateur sera tenu de demander notre autorisation pour l’installation de tout équipement externe et il devra se conformer aux instructions fournies par nos équipes.

L’Utilisateur ne peut pas modifier substantiellement l’aménagement de l’Espace. Il ne pourra pas remplacer le mobilier mis à sa disposition par son propre mobilier, et ne pourra effectuer des aménagements substantiels. Si nous constatons des dégâts dans l’espace de réunion causés par l’apport de ce type de matériel, nous nous réservons le droit de facturer le montant de la réparation à l’Utilisateur.

L’Utilisateur n’est pas autorisé à connecter quelques appareils, téléphones, PC, etc. aux prises RJ45 ou à débrancher celles-ci sans notre autorisation. Tout dommage à l’installation IT ou PABX sera facturé à l’Utilisateur.

L’Utilisateur sera tenu d’utiliser en priorité tous les services proposés par Myflexgroup et ses Prestataires.

L’Utilisateur devra éviter toute destruction/endommagement des appareils ou objets mis à sa disposition dans l’Espace mis à disposition, y compris ceux situés dans les parties communes du bâtiment, sous peine de remise en état à ses frais. Il veillera à conserver les espaces de réunion mis à sa disposition dans l’état où il les a trouvés ; le même principe vaut pour les parties communes du bâtiment.

L’Utilisateur devra utiliser les parties communes mises à sa disposition, en ce compris mais sans limitation les appareils sanitaires, selon l’usage raisonnablement attendu ; l’Utilisateur sera tenu responsable de toute dégradation qu’il commettra.

L’usage des ascenseurs est interdit pour le transport d’objets lourds ou mobiliers susceptibles d’endommager ou de souiller les cabines.

Si une nuisance grave à l’initiative de l’Utilisateur devait apparaître pendant la période d’exécution du présent Contrat, ou toute autre méconnaissance des règles qui précèdent, Nous demanderons à l’Utilisateur de mettre fin immédiatement et sans délai à cette nuisance et de se conformer aux présentes Conditions Générales de Services.

En cas de refus de l’Utilisateur, nous aurons le droit de résilier le Contrat avec effet immédiat et aux frais de l’Utilisateur conformément à la clause 7. De plus, nous nous réservons le droit de réclamer des dommages et intérêts résultant de cette nuisance ou de la méconnaissance des présentes.

Nous ne pouvons être tenus responsables de la perte, du vol ou de la disparition de tout document ou objet qui nous aurait été confié par ou pour l’Utilisateur et/ou les tiers.

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications raisonnables à tout moment au règlement d’ordre intérieur, ce que l’Utilisateur reconnaît et accepte, les modifications susmentionnées devront être notifiées à l’Utilisateur.

11. NOTRE RESPONSABILITE

Nous ne pourrons être tenus pour responsable de toute conséquence, quelle qu’en soit la cause, qui pourrait résulter d’une défectuosité du bâtiment, des installations d’eau, d’électricité et de chauffage, des installations de téléphonie, etc., ou de tout dommage survenu lors de l’exécution des services prévus par le Contrat, sauf s’il est établi que, en ayant été avisés, nous n’avons pas pris toutes les mesures utiles pour tenter d’y remédier.

Nous ne pourrons en aucun cas être tenus pour responsable, quelle qu’en soit la cause, de tout dommage quelconque qui se produirait dans le cadre de l’exécution des services prévus au Contrat, si ces services sont accomplis par des tiers. Ainsi, nous ne pourrons notamment être tenus pour responsable de la perte, de la destruction ou de la détérioration des documents qui lui sont confiés par l’Utilisateur.

Nous déclinons toute responsabilité en cas de disparition par vol ou autre d’objets et/ou de documents appartenant à l’Utilisateur. Nous ne pouvons en aucun cas être tenus pour responsable de tous faits ou agissements de l’Utilisateur résultant notamment de son activité.

Nous ne serons en aucun cas tenu responsables de tout retard dans la fourniture des Services commandés par l’Utilisateur, ni de toute impossibilité pour Nous de fournir de tels Services à l’Utilisateur, pour autant que ce retard ou cette impossibilité découlent d’une cause de force majeure (i) échappant à notre contrôle raisonnable, (ii) affectant matériellement la fourniture des Services concernés et (iii) ne pouvant raisonnablement être anticipée par nous. Dans ce cas, nous ne serons redevables d’aucune indemnité de quelque sorte que ce soit à l’Utilisateur. A titre exemplatif, et sans aucune limitation, la notion de « force majeure » recouvre notamment les évènements suivants : les catastrophes naturelles, telles que les ouragans, inondations et tremblements de terre, les guerres, les attaques terroristes, les menaces d’attaques terroristes, les guerres civiles, les grèves, les incendies, les épidémies, etc.

De même en cas d’interruption, même prolongée, quelle qu’en soit la cause, de l’eau, du gaz, de l’électricité, du chauffage, de la climatisation et/ou du rafraichissement d’air, de l’ascenseur et plus généralement de toute source d’énergie et fluide quelconque, ou encore en cas de troubles apportés à la jouissance de l’Utilisateur par la faute de tiers, quelle que soit leur qualité, l’Utilisateur devant agir directement contre eux sans pouvoir Nous mettre en cause.

Nous ne pourrons être tenu responsables d’un manquement quelconque de l’Utilisateur à l’égard de tiers dans le cadre de l’exécution du Contrat. L’Utilisateur répond de tout dommage causé de son fait, du fait de ses collaborateurs ou du fait de toute personne se trouvant dans l’Espace choisi avec sa permission ou sur son invitation, qu’elle soit expresse ou tacite.

12. NON-SOLLICITATION

Au cours de la durée de ce Contrat et pour une période de six (6) mois après l’expiration de celui-ci, l’Utilisateur doit s’abstenir d’embaucher ou de faire appel directement ou indirectement aux services de l’un de nos membres du personnel ou de nos sociétés affiliées qui ont participé à l’exécution du Contrat, sauf si l’Utilisateur a obtenu notre consentement écrit préalable. En cas de violation de cette disposition, l’Utilisateur se verra contraint de régler à l’employeur du personnel débauché ou sollicité un montant représentant le salaire brut annuel du membre du personnel en question au moment de son départ.

13. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Conformément à la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après, « le Règlement Européen »), nous vous fournissons ci-après les informations requises au titre de l’article 13 du Règlement Européen.

Dans le cadre de l’exécution du présent Contrat, nous sommes amenés à récolter des données à caractère personnel vous concernant ou concernant vos collaborateurs bénéficiant de notre offre, et ce afin de pouvoir mener à bien nos missions contractuelles. Ces données concernent principalement les nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéros de téléphone et les données de vidéosurveillance.

Ce traitement de données personnelles réalisé au titre de la signature du présent contrat est fait conformément à l’article 6 du Règlement Européen ; ce traitement est nécessaire à l’exécution dudit contrat et a pour finalité la mise en œuvre des prestations que vous nous confiez en nous permettant d’avoir dans notre documentation administrative et informatique vos coordonnées de contact et d’identification et celles de vos collaborateurs venant travailler dans nos Espaces. Ces données nous permettent également de personnaliser l’ensemble des services prévus dans notre offre (badge d’accès, connexion internet, téléphonie, scan to mail, etc.).

Les destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel collectées au titre du présent contrat sont les collaborateurs de Myflexgroup.
Les données visées au paragraphe précédent sont conservées pendant toute la durée de votre relation contractuelle avec Myflexgroup ; à l’expiration de cette relation contractuelle, ces données sont conservées pour une durée supplémentaire de dix années pour nos archives et obligations légales et administratives.

À tout moment, vous disposez du droit de demander au responsable de traitement, à savoir Myflexgroup, l’accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci ou une limitation de leur traitement, ou le droit de vous opposer au traitement, ou encore la portabilité de vos données. Ces droits sont exercés dans les cadres et limites du Règlement Européen.

Nous précisons que nous pouvons ultérieurement être amenés à utiliser vos données à des fins de présentation de nos autres ou nouveaux services, d’envoi de notre newsletter, d’invitation à des évènements ou de toute autre communication susceptible de vous intéresser. Vous disposez dans ce cadre des droits énoncés au paragraphe précédent, et tout particulièrement d’un DROIT D’OPPOSITION.

Le Règlement Européen vous permet d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en la matière, qui est en France la CNIL à PARIS.

14. DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE JURIDICTION

L’interprétation et la mise en œuvre de tout Contrat formé entre l’Utilisateur et Nous seront exclusivement régis par le droit français.

Tous les litiges découlant de l’interprétation ou de la mise en œuvre de tout Contrat formé entre l’Utilisateur et Nous seront de la compétence exclusive des juridictions matériellement compétentes du ressort de la cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

15. DIVERS

Nous pouvons transférer nos droits et obligations issus du Contrat à une autre filiale de Myflexgroup, mais cela n’affectera pas les droits ou obligations de l’Utilisateur en vertu de celui-ci. Nous en informerons toujours l’Utilisateur par écrit si cela devait se produire.

Il est expressément convenu que l’Utilisateur ne peut transférer ou attribuer, par aucun moyen, à un tiers, les droits ou obligations issus du Contrat ou de tout document qui y est visé, sauf accord préalable et explicitement convenu par écrit par nous.
Le Contrat est constitué uniquement par et entre l’Utilisateur et Nous. Aucune autre personne ne doit avoir le droit d’appliquer ses termes.
Chacune des dispositions du Contrat fonctionne séparément. Si un tribunal ou une autorité compétente décide que l’une d’elles est illégale ou inapplicable, les dispositions restantes resteront pleinement en vigueur.

L’Utilisateur et Nous, dans ce cas, ferons tous les efforts pour assurer rapidement que la disposition invalidée soit remplacée par une disposition contractuelle ayant un effet similaire (également en ce qui concerne le passé), et la rapprocher autant que possible de l’intention et du but originaux.

Si nous omettons de solliciter de l’Utilisateur qu’il s’acquitte de ses obligations en vertu du Contrat, ou si nous n’appliquons pas nos droits contre l’Utilisateur, ou si nous le faisons avec retard, cela ne signifie pas que nous avons renoncé à nos droits contre l’Utilisateur et ne veut pas dire que l’Utilisateur ne doit pas se conformer à ces obligations. Si nous renonçons à invoquer un manquement de l’Utilisateur, nous ne le ferons uniquement par écrit, et cela ne signifiera pas que nous renoncerons automatiquement à tout manquement ultérieur par l’Utilisateur.